浅谈新形势下如何当好办公室主任

来源:凌云公司

作者:陆文军

时间:2011-03-29

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在办公室主任这个岗位上,我既是老兵,又是新兵。说是老兵,我在公司办公室工作时间较长;说是新兵,我深深地体会到:当好办公室主任学无止境。新形势下如何当好办公室主任?笔者就此谈点肤浅的看法,以求抛砖引玉。

一、办公室主任岗位的特殊性

从客观实际上来看,笔者认为办公室主任岗位的特殊性主要表现在以下三个方面:

一是特殊的位置。办公室是综合办事机构,是连接领导和基层的桥梁,保持整体工作正常运转的中枢,搞好协调和服务的纽带。对办公室主任来说,在办公室是“包工头”;在领导面前是“小秘”;在单位中是“龙头”。其工作能力的强弱、办事水平的高低、指挥调度如何直接影响单位和部门的各项工作,关系领导,影响全局。

二是特殊的职责。笔者认为办公室主任工作职责主要表现在五个方面:一要搞好服务。这是办公室最基本的职责,也是办公室主任最基本的职责。搞好服务,既包括对领导的服务,又包括对部门的服务,还包括对基层的服务;既包括政务服务,也包括后勤服务;既包括文务服务,又包括事务服务。搞好服务,关键是主动、周到、优质、高效。二要当好参谋。为领导参谋献策,是办公室主任义不容辞的责任,也是政务服务的一项重要内容。当好参谋,既要能谋,又要善谋,努力做到参得准、谋得深,参到关键处,谋到点子上,力争出大主意,当大参谋。同时,又要摆正位置,做到参谋到位而不越位。三要抓好协调。办公室担负着承上启下、协调各方面的重要职责,作为办公室主任既要协调上下,又要协调左右,还要协调内外。搞好协调,要讲究协调艺术,注意协调手法,既要有原则性,又要有灵活性。协调中,态度要谦和,工作要细致,对上尊重、对下支持、对左右配合,做到帮忙不添乱,解难不增忧,办事不误事。四要促进落实。抓好领导决策后的工作落实,是办公室的重要职责,也是办公室主任的重要责任。围绕中心工作,搞好督促检查,是推动落实的重要环节和有效手法。抓好落实,就应做到“看不准不动手,看准了不松手,干不成不放手”。通过抓落实,维护领导权威,确保政令畅通。五要拾遗补缺。办公室主任处于“兵头将尾”,是名副其实的“大管家”和“不管部长”。对一些一时职责不明、无人负责的工作,要从全局出发,主动负责,拾遗补缺,补台补位。对领导交办的工作,要认真干、积极干、不折不扣完成任务。

三是特殊的要求。特殊的岗位需要多重素质和能力,作为办公室主任必须具备以下素质:一是脑要清。要清楚地了解自己所担负的工作任务,清楚上级和领导的部署要求,清楚每件具体工作的承办程序,做政治上的“清醒者”;二是心要诚。对领导、对事业、对朋友、对同事、对客户、对下级、对群众等都要以诚相待,诚恳地出主意、办事情,成为领导的形象、事业的偶像、同事的知音、客户的朋友、下级的兄弟、群众的代言人;三是气要平。凡事要做到心平气和,要听得进不同意见、不同声音,尊重别人说话的权利,包容不同性格、不同观点、不同生活方式的人,要豁达大度而不心胸狭窄、斤斤计较;四是眼要明。要练就看透事物本质的过硬本领,在纷繁复杂的现象中,能迅速抓住事物的本质,提出切实可行的建议,当好领导的参谋;五是耳要灵。要多听、多看新闻,多了解国家大事;多听基层呼声,从中了解应该解决的问题;多听别人对自己的不同意见,从中吸取有益的东西;多听别人介绍经验,从中增长见识。同时对听到的东西,要善于分析、分清是非,不要盲从,不能偏听偏信或听到风就是雨,更不能听到一些不同意见就跳起来,听到奉承就飘飘然;六是嘴要严。做到不该说的一句不说,不该泄露的秘密一点不露;七是手要短。做到廉洁自律,不贪不馋、不伸手要官、不伸手要利、不以权谋私;在思想上、政治上不趋炎附势,不同流合污;在重大是非、原则面前,敢于坚持真理、不丧失人格;八是腿要勤。要经常深入基层、深入群众搞好调查研究,掌握大量的第一手资料,为领导重大决策提供可靠依据;九是行要正。自身要正直、处事要公道、言行要一致、生活要俭省;十是笔要硬。写出的文章稿件,特别是调研文章要有情况、有观点、有内容、有分析,建议切实可行且操作性强。

二、办公室主任岗位的实践性

办公室主任岗位的实践性,就是在实践中如何当好办公室主任。要当一名优秀的办公室主任,笔者认为应该抓好以下方面工作:

一是必须把讲政治作为工作的前提。讲政治是办公室工作的灵魂。办公室直接为各部门、基层单位、广大员工服务,工作的政治性很强。做好办公室主任就要有较高的政治素质,政治觉悟要高,政治立场要稳,政治嗅觉要灵,政治鉴别力要强。要善于从政治上观察、思考和处理问题。哪怕是再小的事情,也要用政治的眼光去审视。否则,自以为做得很出色,但从政治角度去观察,就可能有问题。因此,在讲政治的问题上,办公室主任的态度必须坚决,尤其是在大是大非面前,一定要保持清醒的头脑,不能有丝毫含糊。讲政治,从大的方面讲,就是要同党中央保持高度一致,同党委、政府保持高度一致;从小的方向来说,就是要与公司保持高度一致,带头执行党政的指令,带头维护领导的权威。

二是必须把服务大局作为工作的主题。办公室工作千头万绪、纷繁复杂、大事小事交织在一起,事事都牵涉大局,关系大局。胸中无大局,不能成大事,更不足谋一域。作为办公室主任就要时刻关注大局、认真研究大局、准确把握大局。想问题、办事情、当参谋、提建议,都要站在大局的高度,把注意力集中在那些牵动全局、涉及长远利益的大事上;放在立党为公、执政为民的大局上;放在情况复杂、矛盾突出的热点、难点问题上。为党委、政府服务要考虑大局;为人民群众服务事关大局;为部门和基层服务也要考虑大局;抓事物要考虑大局,抓政务更要考虑大局;处理重大问题要考虑大局,处理细节问题还要考虑大局。要把服务大局作为整个工作的主题。一是当好参谋助手,一定要把握大局。从全局的观点、搞好调查研究,进行综合分析,准确及时为领导决策提供信息服务;二是搞好综合协调,一定要站在全局。力戒偏听偏信,想当然;三是搞好督促检查,一定要突出全局。要紧紧围绕中心工作、领导交办的事项,上级批办事项做工作;四是做好服务,一定要立足全局。上上下下的工作要关照到,左左右右的关系要摆平。总之,一切着眼大局,一切立足大局,围绕大局思考,围绕大局行动,才能立足不败之地。

三是必须把围绕中心作为工作的根本。作为办公室主任就是要紧紧围绕公司中心工作做好业务工作。一是要找准工作的结合点,要结合中心工作做好业务工作,为领导分忧解难;二是要坚持实干的立足点。围绕中心工作开展业务工作,必须有实干精神,要察实情、想实招、办实事;三是提高自己的水

纪检监察是党的纪律检查机关和政府的监察部门行使的两种职能。
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